Jobbeke de Jong helpt teams te ontwikkelen op basis van systeemdenken. Wat is dat eigenlijk? ‘Ik definieer een team als een ‘taaksysteem’: een groep mensen die samen verantwoordelijk zijn voor het bereiken van een doelstelling en elkaar daarbij nodig hebben. Dat is hun verbindende factor. Het kan bijvoorbeeld een afdeling zijn, een projectteam of het bestuur van een vereniging. Ook in privésituaties zie je systemen, in het gezin, familie of vriendenclub. Als je weer eens bij elkaar komt, merk je dat je in een rol gaat die je in andere situatie misschien helemaal niet aanneemt. Dat is de invloed van het systeem.’

Waarom het zo moeilijk gaat

De reden dat veel verandertrajecten zo moeizaam gaan, is tweeledig. Ten eerste hebben systemen de neiging zichzelf in stand te houden en niet te willen veranderen. Ten tweede zijn we niet gewend om naar systemen te kijken, maar naar individuen. ‘Je kunt een groep hele competente mensen hebben, die toch een incompetent team vormen,’ verduidelijkt Jobbeke. ‘Dan gaat een manager bijvoorbeeld hard werken aan het ontwikkelen van individuele skills. Maar daar zit het probleem niet. Die skills zijn er meestal wel, het gaat om de manier waarop het systeem werkt – en zichzelf soms in de weg zit.’

Een systeem als levend organisme

Een systeem bestaat dus wel uit mensen, maar die vormen gezamenlijk een organisme dat zijn eigen tempo, kenmerken en competenties heeft. Jobbeke: ‘De grootste valkuil bij het aansturen van veranderingen is dat je dat systeem benadert op persoonlijk niveau en dat je ervan uitgaat dat het logisch is. Want het is geen optelsom van individuen en het is niet logisch. Je moet je afvragen: hoe gedraagt het systeem zich, hoe ontwikkelt het zich en wat is jouw rol daarin? Als je dat begrijpt, kun je effectief gaan sturen. Daarbij is het nodig onderscheid te maken tussen de bovenstroom en de onderstroom van zo’n systeem.’

Bovenstroom en onderstroom

Mensen zijn geneigd om bij het aansturen van veranderingen vooral te kijken naar de rationele doelen en taken en het daarover te hebben. Dat is een goede basis, maar niet genoeg, legt Jobbeke uit. ‘Want hier negeren we een belangrijk fenomeen: het menselijk brein is veel meer gericht op relaties dan op taken. Het checkt steeds: wat is mijn positie ten opzichte van de anderen in het taaksysteem, wat zijn de verbindingen en hoe bewaak ik mijn plek? De energie richt zich in de eerste plaats op plek & positie. Daar is echter in de meeste teams nauwelijks aandacht voor. We sturen op targets, methoden, vaardigheden. We stellen beloningen in, hebben dashboards voor resultaten en toch werkt het niet. Omdat we die onderstroom niet herkennen. Terwijl die het verschil maakt tussen succes en falen.’

Herkennen en benoemen

Niet dat de bovenstroom niet belangrijk is, benadrukt Jobbeke. ‘De gezamenlijke doelstelling, een heldere taakverdeling en het bepalen van rollen & verantwoordelijkheden bieden de teamleden de nodige duidelijkheid en veiligheid. Daar is vaak al een wereld te winnen, maar dan ben je er nog niet. Daarom is het belangrijk te kijken naar de onderstroom. Daarin onderscheiden we twee zaken: ten eerste de interactiepatronen tussen teamleden. Ten tweede de rol die je zelf hebt in het systeem.’

Iedereen herkent het wel: in een team is er altijd iemand die lang aan het woord is, aldoor gelijk moet hebben of steeds zegt ‘dat dit toch niet lukt’. Dan kan de neiging zijn om die persoon als zondebok te zien. Maar stel dat die persoon er niet was, dan was er nog steeds een systeem. Daarin zijn andere mensen heel stil, sommigen te optimistisch en anderen zeggen ja, maar doen nee. En dat heeft weer te maken met de onderlinge verhoudingen en interactie: de focus op plek & positie. Het is nooit de schuld van één iemand in het team dat iets niet lukt, tegelijkertijd is het de verantwoordelijkheid van het hele team dat het wel lukt. Dus zoom uit en bekijk het systeem. Jobbeke: ‘Je bewust zijn van deze mechanismen is de eerste stap. Observeer eens: wat gebeurt er? Waar stokt de beweging? Vaak voel je het in je onderbuik, dat er iets niet lekker loopt. Je kunt dat terugkoppelen aan de groep. Het zichtbaar maken, daar begint het mee.’

Je eigen rol

Tot slot is een niet te onderschatten factor: je eigen rol in het systeem. ‘Jij bent er ook onderdeel van,’ verklaart Jobbeke. ‘Je hebt waarschijnlijk de neiging om bij jezelf als persoon te rade te gaan: wat doe ik fout? Waarom krijg ik dit team niet in beweging? Maar ook hier geldt: als je alleen focust op jou als persoon, vind je de antwoorden niet. Het is effectiever om te kijken naar jouzelf als onderdeel van het systeem. Welke rol speel je in het systeem? En wat kun jij doen om het systeem in beweging te krijgen?’

Zulke interventies zijn niet gemakkelijk, juist omdát je zelf onderdeel bent van het systeem. Jobbeke de Jong helpt daarom veel organisaties om deze systemen zichtbaar te maken, samenwerking te verbeteren en transities in goede banen te leiden. Ze schreef daarover ook het boek ‘Competente mensen, incompetente teams’. Ondanks dat komt ze zelf nog steeds systemen tegen in haar eigen leven: ‘Elk jaar als we met de familie een weekje wegga, voel ik op dag twee dat ik terugbeweeg in de rol die ik als klein meisje in ons gezin had. Systemen zijn krachtig, dat besef alleen al is ontzettend belangrijk. Want dan kun je in ieder geval gaan sturen op de juiste zaken.’

Jobbeke de Jong was een van de sprekers op de bijeenkomst van Platform Innovatie in Marketing (PIM) met als thema Organiseer Beweging, op 4 juli 2022. Yousri Mandour (co-auteur De strategie van de kreeft) en Angela Eijlander (directeur SNS Bank) spraken daar over het belang en de uitdagingen van verandering. De bijeenkomst sloot aan op de impactdoelen van het breed gedragen Marketing Manifest, met name impactdoel 9: organiseer beweging.

Locatie voor het event was het nieuwe AFAS Theater. Een prachtige locatie om een zakelijk evenement te organiseren! Met ruimte voor 850 gasten in het theater plus een 5 tal auditoria (variërend voor 38 tot 158 gasten). Bekijk de mogelijkheden op https://www.afastheater.nl/zakelijk.